Jenis-Jenis Arsip dan Contohnya Berdasarkan Sifat, Bentuk & Fungsinya

Jenis-jenis arsip dan contohnya – Pengertian kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan data dan informasi menurut sistem tertentu. Selain itu pengertian arsip dan kearsipan juga mencakup sumber informasi dalam berbagai bentuk baik teks, tulisan, audio, video, digital dan lain-lain.

Menurut lembaga negara, definisi arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan.

Arsip memiliki banyak fungsi. Beberapa tujuan fungsi antara lain adalah untuk menyimpang informasi penting dalam sebuah format tertentu. Selain itu terdapat banyak jenis-jenis arsip dan kearsipan yang bisa dikategorikan menurut sifatnya, menurut bentuknya, menurut fungsinya, menurut pemiliknya serta menurut masalahnya.

(baca juga unsur-unsur seni musik)

Jenis-Jenis Arsip dan Contohnya

Berikut ini merupakan macam-macam arsip dan contoh beserta penjelasannya berdasarkan sifat, fungsi, bentuk, masalah dan pemiliknya.

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya

• Arsip tidak penting yaitu arsip hanya memiliki kegunaan informasi saja. Contoh arsip tidak penting adalah surat undangan atau brosur
• Arsip biasa yaitu arsip yang semula penting, namun akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu. Contoh arsip biasa adalah surat lamaran kerja atau surat keterangan
• Arsip penting yaitu arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang. Contoh arsip penting adalah surat perjanjian atau surat kuasa
• Arsip sangat penting yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya yang bernilai sejarah atau ilmiah. Contoh arsip sangat penting adalah naskah proklamasi atau teks deklarasi internasional
• Arsip rahasia yaitu arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi tertentu. Contoh arsip rahasia adalah data pegawai sebuah perusahaan atau instansi\

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya

Jenis-Jenis Arsip Menurut Bentuknya

• Arsip berbentuk lembaran, contohnya seperti surat, kuitansi dan faktur
• Arsip tidak berbentuk lembaran, contohnya seperti disket, flashdisk, CD dan DVD

Jenis-Jenis Arsip Menurut Masalahnya

• Financial record yaitu arsip yang berkaitan dengan masalah keuangan. Contoh arsip financial adalah kuitansi, giro dan cek
• Inventory record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh arsip inventory adalah catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran dan harga
• Personal record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh arsip personal adalah surat lamaran kerja, curriculum vitae (CV) dan absensi
• Sales record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh arsip sales adalah daftar agen distributor dan daftar penjualan barang
• Production record yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh arsip production adalah data produksi barang atau jasa

Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya